Plattegrond, planning en afspraken

Werk je met vaste plekken waar klanten zitten, liggen of hun auto neerzetten? Zet ze op een plattegrond, plan afspraken of reserveringen per plek en open per plek een bon die je later afrekent met de kassa. Het werkt voor elke branche.

Zet de module Plattegrond en planning aan bij Instellingen → Koppelingen en modules. De Kassa is een aparte module: die heb je alleen nodig als klanten ter plekke afrekenen met pin, contant of iDEAL.

Welke plekken kun je neerzetten?

Op de plattegrond zie je elke plek van bovenaf, zoals hij echt is: een kappersstoel met armleuningen en voetsteun, een behandelbed met hoofdkussen, een hefbrug met twee oprijplaten en een auto erop, een bureau met scherm, een kamer met bed en deur, een vergaderzaal met tafel en stoelen, een baan met lijnen en net. Alleen bij tafels kies je zelf de vorm (vierkant, rond, lang of bar). Elke plek kun je draaien: pak het rondje ↻ rechtsboven en sleep het rond. Hij draait in stappen van 15° (houd Shift ingedrukt om vrij te draaien); dubbelklik op het rondje voor een kwartslag.

Je kunt soorten door elkaar gebruiken, bijvoorbeeld kappersstoelen en een behandelplek in dezelfde salon. De woorden op de schermen passen zich aan: bij tafels heet het reservering en gast, bij stoelen, behandelplekken, hefbruggen en werkplekken afspraak en klant.

Plattegrond inrichten

1. Open Instellingen → Plattegrond inrichten.
2. Maak een ruimte per verdieping, zaal of werkplaats, bijvoorbeeld "Begane grond", "Terras" of "Werkplaats".
3. Klik op Plek toevoegen (of maak er meerdere tegelijk), kies de soort en geef een naam of nummer.
4. Sleep elke plek naar de juiste plaats. Draai een plek met het rondje ↻ rechtsboven. Klik op een plek om naam, soort, capaciteit of ruimte te wijzigen, of de vorm van een tafel te kiezen.

Op de pagina Plattegrond kun je niets per ongeluk verschuiven; daar tik je alleen op een plek. Elke ruimte heeft een eigen tabblad.

Open bon per plek

Tik op een plek om een bon te openen en zet er producten of diensten op (bijvoorbeeld "knippen heren" of "kleine beurt"). De bon wordt bewaard tot je hem afrekent. Bezette plekken zijn oranje gekleurd, met het bedrag erop. Een bon verplaats je onderaan de pagina naar een andere plek.

• Met de kassa: klik op Afrekenen en de klant betaalt meteen met pin, contant of iDEAL.
• Zonder kassa: klik op Op verzamelfactuur en kies de klant (of maak er meteen een aan). Alles van die plek komt op de verzamelfactuur van die klant, met datum en plek erbij. Boek je later weer iets voor dezelfde klant, dan komt het op dezelfde factuur, tot je hem verstuurt. Je vindt hem bij Facturen met het label "Verzamelfactuur". Handig voor een garage die werk per klant verzamelt, of een vergaderzaal die per maand factureert.

Planning: reserveringen en afspraken

Open Planning. Je ziet alle plekken onder elkaar, per ruimte, met een tijdlijn van de dag: blauwe blokken zijn bezet, wit is vrij. De rode lijn is het huidige tijdstip.

1. Klik op een lege plek in de tijdlijn, of op de knop bovenaan.
2. Vul de naam in, de tijd en eventueel telefoon en een opmerking (bijvoorbeeld kenteken, behandeling of allergie).
3. Laat je de plek leeg, dan kiest zzp-geld.nl automatisch een vrije plek die past. Je kunt ook meerdere plekken tegelijk aanvinken, bijvoorbeeld twee tafels voor een groep.

Is een plek al bezet, dan krijg je een waarschuwing. Met Vrije plek zoeken zie je direct wat er op een tijdstip vrij is. Zet de status op Aangekomen als de klant er is, of op Geannuleerd of Niet gekomen.

Elke plek heeft een eigen agenda: klik in de planning op de naam, of bij Plattegrond inrichten op de plek en kies Agenda. Je ziet dan twee weken vooruit wanneer die plek bezet is. Op de plattegrond staat bij elke plek de eerstvolgende afspraak van vandaag; rood betekent dat de klant binnen het uur komt. Openingstijden en standaardduur stel je onderaan de planning in.